Hemmeligheden bag en struktureret arbejdsdag

Har du svært ved at holde styr på dine arbejdsopgaver? Og føler du, at du altid er et skridt bagud? Så læs med her, hvor vi giver et par fif til, hvordan du kan sætte mere struktur på dine arbejdsopgaver.

Med mere struktur i dit arbejde vil du opleve, at du får mere fra hånden, og arbejdet bliver meget sjovere.
Du kan forebygge stress ved at skabe balance i arbejdslivet og i arbejdsopgaverne. Det kan du f.eks. gøre ved at planlægge din tid og arbejdsdag, dvs. indføre nye og gode rutiner i arbejdsdagen.

Mange mener, at de er gode til at multitaske og sagtens kan have flere opgaver kørende på samme tid. Sandheden er dog, at det ikke er særlig hensigtsmæssigt. Multitasking skaber stress og forhindrer dig i at afslutte opgaver. Hvis du hele tiden skifter mellem opgaverne, bruger du unødig tid. Gør derfor en opgave færdig, før du starter på en ny. Det giver dig fordybelse og mulighed for at komme i bund med opgaverne.

Lav en to-do-liste for ugens opgaver

Del opgaverne ud på ugens dage. Det giver dig et overblik over, hvad der ligger og venter på dig. Men samtidig giver det dig også mere arbejdsro fra de andre opgaver, da du ikke behøver bruge unødige tanker på dem, fordi du allerede har afsat tid til dem de andre dage.

Når du planlægger dine dage, så skal du ikke proppe opgavelisten, så hvert eneste minut af din dag er planlagt. Planlæg 50-60% af din tid til opgaver. Så er der plads til småting, der kommer ind fra højre i løbet af dagen. Og de dage, hvor du kommer foran planen, kan du så plukke lidt fra de kommende dage.

Det er lige meget, hvilket værktøj du bruger. Vælg det, der fungerer for dig. Det kan være, at du skal prøve flere forskellige, før du finder det rette. Det vigtigste er at få lavet en realistisk to-do-liste – og en der holder!
Du kan bruge kalenderen i dit mailprogram til at plotte opgaver ind i, eller et webbaseret opgavesystem eller du kan bruge den gode gammeldags papirblok. Du kan også bruge en kombination.

Et konkret eksempel
Du kan bruge et opgaveprogram som f.eks. Asana, hvor alle opgaverne lægges ind – styret med dato og opdelt i projekter. Programmet viser dig en opgaveliste i prioriteret rækkefølge. For at få struktur på denne lange opgaveliste, planlægger du – hver mandag morgen – din arbejdsuge. Til dette kan du bruge en notesblok, hvorpå du skriver alle ugens arbejdsdage. Derefter fordeler du opgaverne for hver dag i den pågældende uge. Husk igen – kun at planlægge 50-60% af din tid hver dag.

Fordelen ved blokken er, at du altid har den ved hånden, så du nemt kan tilføje nye opgaver og strege løste opgaver ud.